在設備全過程管理的各個環(huán)節(jié)中，有許多共性的屬于基礎性的工作，一般通稱設備管理基礎工作。這些工作得以認真、順利的實施，無疑會提高企業(yè)設備管理與維修工作的質(zhì)量與效率。
設備管理基礎工作主要包括設備原始憑證管理、設備數(shù)據(jù)管理、設備定額管理、設備檔案管理和設備規(guī)章制度管理等5個方面，現(xiàn)分述如下。
一、設備原始憑證管理
1、設備原始憑證管理的含義
在設備管理工作中，用一定格式記載設備經(jīng)濟、技術活動實際狀況的記錄，以及規(guī)定相關單位或人員責任的書面材料，稱設備管理原始憑證。
2、設備原始憑證的分類及其基本要求
設備原始憑證分為以下兩類。
⑴契約式憑證。一般為當事雙方（多方）就設備工程某項工作達成的合作性書面約定，作為各方履行責任或判定違約的依據(jù)。例如：設備訂貨合同、設備發(fā)運裝箱單、設備招標采購委托書、設備技術改造協(xié)議書、設備資產(chǎn)保險議定書等。
對這類憑證的規(guī)范性要求包括以下方面。
①約定各方的基本情況。例如：單位名稱、地址、法人代表、營業(yè)許可證號碼、開戶銀行及賬號等。
②明確約定的主旨內(nèi)容，即各方協(xié)議設備項目范圍，包括設備技術性與業(yè)務性要求。
③履行約定的交易金額與時間期限。
④各方的經(jīng)濟責任，包括付款形式和違約賠付等。
⑵記錄式憑證。主要指技術性憑證，它是用于記載設備在不同時段的性能（程度）和運行狀況，以及主要工作完成情況，作為總結、檢查工作與分析問題以及明確責任的依據(jù)。例如：設備到貨開箱驗收記錄、設備安裝調(diào)試驗收單、設備維護（含一、二級保養(yǎng)與潤滑）記錄、設備事故鑒定書、交接班記錄表、設備大修理完工報告等。
對這類憑證的設置要求包括以下方面。
①滿足需要。即根據(jù)設備管理實際工作需求程度，確定其設置憑證種類的多少與繁簡。但有些項目是必須包括的。例如：主體情況（設備編號、名稱、規(guī)格型號等）；主體內(nèi)容（記載主要事項）；必要的附則（憑證印制單位、填寫單位、責任人、填寫日期等）。
②簡明適用。憑證、單據(jù)內(nèi)容、格式清楚明了，便于填寫與流轉(zhuǎn)。
③科學規(guī)范。即設置目的與填寫要求明確；保證填寫內(nèi)容真實、準確；規(guī)定保存時效期（終生、長期、短期）；責任者應簽字負責。
3、企業(yè)常用的管理憑證
企業(yè)設備管理常用的憑證按不同的管理階段主要包括以下19種，有時還會派生出若干種。
⑴設備管理前期，主要有以下5種憑證。
①設備配置可行性分析報告審批單。
②設備訂貨合同。還可能包括：訂貨前的選型招標委托書與中標通知書；運輸合同及相關保險單據(jù)；設備監(jiān)造合同等。
③設備到貨開箱驗收記錄。還可能涉及設備質(zhì)量與數(shù)量不符的索賠記錄等。
④設備安裝調(diào)試驗收單，應包括設備性能、精度、負荷各項測試數(shù)據(jù)。還可能涉及委托安裝合同。
⑤設備資產(chǎn)賬目與卡片，企業(yè)設備管理部門、設備使用部門和企業(yè)資產(chǎn)或財務部門均應設置。
⑵設備管理使用期，主要有以下12種憑證。
①設備運轉(zhuǎn)情況記錄。應包括運轉(zhuǎn)狀況、故障情況和停機時間等項。對于多班連續(xù)運轉(zhuǎn)的設備，應注明操作責任者，并履行交接班手續(xù)。
②設備日常狀態(tài)檢查記錄單（設備日常點檢卡）。
③設備一、二級保養(yǎng)記錄單。
④設備靜密封點泄漏檢查記錄單。
⑤重要設備定期性能（精度）測試記錄。可能涉及委托測試合同。
⑥重要設備潤滑與換油記錄單。
⑦設備大修理任務書。可能涉及委托修理合同。
⑧設備大修理完工驗收單。應包括設備性能（精度）測試記錄和修理費用支出明細。
⑨設備技術改造批準書。可能涉及委托技術改造協(xié)議書。
⑩設備技術改造完工驗收單。應包括設備性能測試記錄和支出費用明細。
⑩＋①設備事故報告單。可能涉及設備事故發(fā)生后的技術鑒定報告和修復后的驗收單（包括修復費用明細）。
⑩＋②設備封存（啟用）單。
⑶設備管理后期，包括以下兩種憑證。
①設備轉(zhuǎn)讓合同。還可能涉及設備性能（精度）技術鑒定報告和設備資產(chǎn)價值評估報告。
②設備報廢單。可能涉及設備報廢技術鑒定報告。
4、設備原始憑證管理要點
設備原始憑證的設置與利用其目的是充分依據(jù)所反映的實際狀況，做好分析和總結工作，不斷提高企業(yè)設備管理水平。為此，原始憑證管理應達到以下要求。
⑴原始憑證管理應制度化。規(guī)定原始憑證填寫、收集、整理、分析、處理、歸檔的程序與責任者。其中重要環(huán)節(jié)是分析憑證顯示的設備技術狀態(tài)和應繼續(xù)采取的措施。
⑵原始憑證管理應持之以恒。憑證記錄的情況需要經(jīng)過一段時間的積累，才能得出規(guī)律性的結論，才能確定其發(fā)展趨勢。另外，對契約類憑證也應適時保存。
⑶原始憑證管理應是動態(tài)的。對已設置的管理憑證應使其相對穩(wěn)定，但也不是一成不變的。經(jīng)過一段時間的使用，就應進行總結、分析、予以調(diào)整、完善。
二、設備數(shù)據(jù)管理
1、設備數(shù)據(jù)的含義
在設備物質(zhì)形態(tài)運動和價值形態(tài)運動過程中，用于統(tǒng)計、計算、管理和科學研究、技術設計、經(jīng)濟核算、經(jīng)營決策所依據(jù)的各種數(shù)據(jù)，稱設備數(shù)據(jù)。
數(shù)據(jù)又分為管理數(shù)據(jù)和技術性數(shù)據(jù)。例如：設備擁有量、設備利用率、設備技術參數(shù)（電動機轉(zhuǎn)速、鍋爐噸位等）。
2、數(shù)據(jù)管理程序
企業(yè)根據(jù)設備構成的特點和管理工作的實際需要，確定各類數(shù)據(jù)管理的范圍，列出數(shù)據(jù)明細。數(shù)據(jù)管理程序一般包括以下4項內(nèi)容。
⑴數(shù)據(jù)收據(jù)。通過各種手段，將分布于原始憑證、工作記錄、文件材料中的有關設備管理的數(shù)據(jù)，按規(guī)定的路線進行分類匯總。
⑵數(shù)據(jù)存儲。數(shù)據(jù)存儲是隨著時間推移而積累的，可供長期使用。存儲方式可以是賬冊或計算機軟盤。
⑶數(shù)據(jù)處理。對所存儲的有時效期的數(shù)據(jù)，要定期進行清理和更改。例如：設備擁有量、設備資產(chǎn)凈值等。
⑷數(shù)據(jù)顯示。數(shù)據(jù)管理的目的是供職能部門工作人員或負責人及時根據(jù)設備數(shù)據(jù)做出工作安排。為了便于上述工作，數(shù)據(jù)管理者應定期將統(tǒng)計、計算的數(shù)據(jù)以一定方式（例如報表或計算機網(wǎng)絡）提供應用。
3、常用的設備管理數(shù)據(jù)
⑴統(tǒng)計數(shù)字
①全部設備擁有量和分類設備擁有量，以及各設備使用部門擁有量。
②設備資產(chǎn)總原值與當期資產(chǎn)凈值。
③年度設備折舊總額與當期設備折舊總余額。
④年度設備維修費用總額和備件占用資金占用額。
⑤閑置設備臺數(shù)及其資產(chǎn)凈值。
⑥年度設備事故及其經(jīng)濟損失費用總額（含修復費用與停產(chǎn)損失費用），其中重大設備故障次數(shù)和特大設備事故次數(shù)。
⑵計算數(shù)率
①設備利用率。
②設備故障停機率。
③設備靜密封點泄漏率。
④設備修理費用支出水平。不同行業(yè)不同的計算方法，可以計算萬元產(chǎn)值維修費（元/萬元），也可以計算單位產(chǎn)品產(chǎn)量維修費（元/t）。
⑤外委設備修理費占有率。
⑥設備凈資產(chǎn)收益率。
4、數(shù)據(jù)管理的作用與要求
⑴數(shù)據(jù)管理的作用
①完整的設備管理數(shù)據(jù)可以是企業(yè)各級管理者對企業(yè)（部門）的設備資產(chǎn)總體情況有明確的認識，做到心中有數(shù)，并依次開展工作。
②數(shù)據(jù)管理可以成為一種管理手段，促進專項工作的提高。例如，企業(yè)確定設備管理經(jīng)濟指標，可以促進設備的有效利用和節(jié)約費用。
③數(shù)據(jù)對比、分析是總結工作經(jīng)驗的好方法，它直觀、具體，有說服力。
⑵數(shù)據(jù)管理的基本要求：
①要建立科學的數(shù)據(jù)管理程序，使數(shù)據(jù)收集、統(tǒng)計、分析的流程高效、暢通。
②要采取各種措施，保證統(tǒng)計、計算的數(shù)據(jù)準確無誤。
③要明確專人負責設備數(shù)據(jù)的分析工作，要定期擬出分析報告，指出設備管理工作存在的問題及改進意見。
④認真開展設備管理經(jīng)濟技術指標的考核工作，考核要與部門效益與職工利益掛鉤，形成激勵與約束機制。
三、設備定額管理
1、設備定額的含義
在單位時間內(nèi)和規(guī)定的生產(chǎn)條件下，在設備使用、維護、修理和改造等活動中，完成規(guī)定任務所消耗的物化勞動（原料、備件、動力、工具等）和活勞動（各種工作人員工時費用）的數(shù)量標準，稱設備定額。定額標準隨生產(chǎn)條件變化而修訂。
2、設備定額管理的意義
由于設備結垢與工作原理的差別，以及使用、維護、監(jiān)測和修理等工作的不同程度，均給管理帶來難度。為了使工作水平得到提高，就要盡量實行細化管理、量化管理，對設備管理與維修工作不能只有定性要求，還應盡量完善各項工作定額，做到定額考核。
對冶金、石油化工和電業(yè)等行業(yè)制定設備檢修獎勵辦法時，其中一個重要依據(jù)，即這3個行業(yè)有詳細、準確的設備修理時間定額和維修材料消耗定額可供參考。
3、設備定額管理的工作任務
⑴依據(jù)國家相關規(guī)定和社會平均水平，結合企業(yè)具體情況，制定設備管理與維修各項工作的消耗定額。
⑵逐步推行設備操作工、維修工等職能人員執(zhí)行定額標準，并開展考核工作。
⑶認真統(tǒng)計各項定額在執(zhí)行中的實際消耗水平，并分析原因。
⑷定期修訂定額標準，促進工作效率提高和資源節(jié)約。
4、設備管理與維修定額考核范圍
多數(shù)企業(yè)考核設備管理與維修工作的定額主要有9項：設備維護時間定額、設備維護費用定額、設備大修理停機時間定額、設備修理鉗工電工等工時定額、設備修理材料消耗定額、設備大修理費用定額、備件儲備定額、備件資金占用定額、企業(yè)年度設備維修費用支出定額。
四、設備擋案管理與資料管理
1、檔案的含義
1987年全國人大常委會通過的《中華人民共和國擋案法》將檔案定義為：是指過去和現(xiàn)在的國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
對設備擋案而言，則是指在設備管理全過程中（即從設備選型、購置或設計、制造、經(jīng)過使用、維護、監(jiān)測、修理和改造，直至轉(zhuǎn)讓或報廢的整個過程）設計的經(jīng)濟、技術活動中各種有保存價值的憑證、記錄、圖紙、圖片以及計算機存儲的資料。
2、設備檔案管理的意義
積極、認真開展企業(yè)設備管理，有利于提高設備管理工作水平，具體體現(xiàn)在以下6個方面。
⑴完整、系統(tǒng)的擋案管理，有利于實現(xiàn)對設備的全過程管理。
⑵經(jīng)常性對檔案材料中的技術資料的系統(tǒng)分析與比較，有利于確定設備故障發(fā)生發(fā)展的規(guī)律，便于及時排除。
⑶對設備運行狀況和維修工作的跟蹤，有利于適時進行設備技術改造或更新工作。
⑷通過階段性對擋案材料難得重閱和分析，有利于總結設備管理工作的經(jīng)驗和不足，不斷提高工作效率。
⑸科學的檔案管理，有利于企業(yè)設備管理工作的連續(xù)性，不因機構、人員調(diào)整與變動而中斷。
⑹擋案材料的妥善保管，有利于與相關單位的業(yè)務往來和協(xié)作，可以維護自己的合法權益。
3、設備檔案管理的基本要求
鑒于擋案材料包括大量原始憑證、合同協(xié)議、技術文件和工作記錄等失之不可復得的材料，所以對檔案管理必須有嚴格的要求。主要包括以下4項。
⑴建立設備擋案管理的規(guī)章制度、明確檔案管理內(nèi)容明細和擋案收集、整理、保管、利用以及銷毀的程序與要求。
⑵企業(yè)應設主檔案室和專職管理人員，并采取有效措施防火、防盜、防潮、防蟲蛀鼠咬，以及保密等要求。
⑶企業(yè)擋案應原則上實行單臺設備（或生產(chǎn)線）檔案按一定的格式裝訂成冊，并建立編號。
⑷嚴格規(guī)定擋案材料不許借出檔案室查閱。非保密材料可以復印利用。
4、設備擋案的內(nèi)容
設備檔案內(nèi)容（目錄）明細除應包括本文前述所列各種原始憑證外，還應包括以下各種材料。
⑴設備管理前期設計的材料：
①訂貨裝箱單（除主機、備件清單外，還應包括圖紙、資料、附件、專用工具、特種潤滑油和地腳螺釘?shù)让骷毐恚?
②設備出廠合格證及出廠性能（精度）檢驗記錄。
③自治設備的圖紙和技術說明書等。
④設備基礎及管線設計、施工圖紙。
⑤購置設備的原始資料。
5、設備資料管理內(nèi)容
設備管理除應對擋案材料實行嚴格管理外，還應對工作中不可缺少的各種設備管理、技術資料予以配備、管理與應用。
⑴設備綜合管理主要資料明細：
①國家、行業(yè)、地區(qū)有關設備管理的法規(guī)與文件。
②企業(yè)設備管理工作規(guī)劃和年度工作計劃與工作總結。
③企業(yè)設備管理規(guī)章、制度。
④企業(yè)設備資產(chǎn)管理經(jīng)濟技術狀況年報。
⑤企業(yè)設備重大項目的請示與批準意見。
⑵設備資產(chǎn)管理與技術工作主要資料明細：
①設備分類目錄與標號規(guī)則。
②通用設備操作、維護、檢修規(guī)程。
③設備潤滑手冊（含進口潤滑油品與國產(chǎn)油品對照表）。
④設備修理復雜系數(shù)手冊。
⑤設備修理技術標準。
⑥設備備品配件（機械、電氣、液壓、氣動等種類）手冊，含進口軸承、元件與國產(chǎn)配件規(guī)格對照表。
⑦設備產(chǎn)品樣本。
⑧設備外委監(jiān)測、修理價格表。
五、設備規(guī)章制度管理
在改革開放的形勢下，國家加強法制建設，推行依法治國。同樣，在各企業(yè)事業(yè)單位也必須加強制度管理，建立、建全設備管理的各項規(guī)章制度，使設備管理與維修工作有序開展。
1、企業(yè)應制定、完善設備管理規(guī)章制定
⑴綜合性管理制度。根據(jù)國家、行業(yè)、地區(qū)有關設備管理的法律、法規(guī)和規(guī)章，結合企業(yè)的實際狀況，制定《企業(yè)設備管理工作制度》，提出總體要求。
⑵重點分項管理制度。對內(nèi)容較多的設備管理工作應制定分項管理制度，主要可以有4種。
①設備前期管理制度。主要內(nèi)容包括：設備規(guī)劃、立項、論證、配置（選購、制造、租賃）、安裝和驗收等項經(jīng)濟技術要求。
②設備潤滑制度。應包括潤滑管理與技術工作各項要求。
③備件管理。應包括備件儲備原則與定額，備件訂貨與保管，以及備件資金占用等項要求。
④設備檢修制度。應包括設備檢測、修理的計劃管理與技術管理，檢修費用核算，以及外委修理的各項要求。
⑶具體專項管理辦法。企業(yè)針對設備管理的專項工作，制定具體的專項管理辦法，可以包括以下8種：特種設備管理的專項工作、關鍵設備管理辦法、設備安裝驗收管理辦法、設備運行狀態(tài)檢查（點檢）辦法、設備轉(zhuǎn)讓管理辦法、設備報廢管理辦法、設備檔案管理辦法、設備經(jīng)濟技術指標考核辦法。
⑷專項技術規(guī)程。企業(yè)應對設計較深的設備管理技術工作，制定完善技術規(guī)程，主要有以下4種。
①設備操作規(guī)程。對不同型號、規(guī)格的各類設備應制訂專門的操作規(guī)程，應包括操作要領和操作程序以及應急注意事項。
②設備維護（保養(yǎng)）規(guī)程。依據(jù)設備日常維護和一、二級保養(yǎng)的不同要求，制定維護工作的基本要求與工作程序，同時應明確操作工與維修工的不同職責。
③設備修理規(guī)程。主要針對設備大修理工作的預檢、解體、零件精度與性能測試、零件修配、裝配、噴漆等項工作制定各階段工作的技術要求與進度。
④設備改造規(guī)程。針對不同的設備改造項目，制定主要技術要求與工作程序。
2、制定、執(zhí)行企業(yè)設備管理規(guī)章制度的基本要求
企業(yè)設備管理規(guī)章制度的作用在于指導和約束企業(yè)各項設備管理工作，因此必須抓好制定和執(zhí)行兩個重要環(huán)節(jié)。具體講，有以下4方面的要求。
⑴制定各規(guī)章制度應有明確的目的性，制度內(nèi)容具有良好操作性和檢查執(zhí)行情況的具體措施。
⑵規(guī)章制度發(fā)布后，應由責任部門負責貫徹、執(zhí)行，并檢查實行中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋，不斷完善。
⑶對違反規(guī)章制度行為，一定要認真、妥善處理，不走過場，保證規(guī)章制度的權威性。
⑷根據(jù)國家、行業(yè)、地區(qū)和相關法律、法規(guī)的出臺或修訂，適時修改企業(yè)規(guī)章制度，保持政策的一致性。
綜上所述，即企業(yè)設備管理基礎工作的全部內(nèi)容。在開展上述各項工作時，既要注意每項基礎工作的獨立性，更要重視它們之間的關聯(lián)性。例如：大量原始憑證所記載的事物，均是管理數(shù)據(jù)統(tǒng)計的依據(jù)；許多原始憑證可能成為歸入擋案的材料；開展企業(yè)經(jīng)濟技術指標考核工作則依賴于完整、準確的工作定額；各項工作制度不斷完善，將有利于包括基礎工作在內(nèi)的企業(yè)設備管理水平的逐步提高。
此外，在加強設備管理基礎工作的過程中，也要主要引入信息管理基數(shù)手段，研發(fā)計算機應用軟件和建設網(wǎng)絡工程，這將大大提高各項管理基礎工作的準確性與工作效率。