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盲、亂、散、松、空、錯(cuò)，質(zhì)量記錄過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題你要學(xué)會(huì)解決

質(zhì)量記錄過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題與對(duì)策

記錄是記載過(guò)程狀態(tài)和過(guò)程結(jié)果的文件，是質(zhì)量管理體系文件的一個(gè)重要組成部分。所謂過(guò)程狀態(tài)主要針對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的形成過(guò)程和體系的運(yùn)行過(guò)程，而過(guò)程結(jié)果則是指體系運(yùn)行效果和產(chǎn)品滿(mǎn)足質(zhì)量要求的程度。根據(jù)記錄的上述特性，記錄在組織的質(zhì)量管理體系中發(fā)揮著重要的作用。

▌在記錄過(guò)程中常見(jiàn)的問(wèn)題

盲：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)目的、功能不明，不是為管理、改進(jìn)所用，而是為了應(yīng)付檢查。

亂：記錄的設(shè)置、設(shè)計(jì)隨意性強(qiáng)，缺乏體系考慮，記錄的填寫(xiě)，保管收集混亂，責(zé)任不清。

散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。

松：記錄填寫(xiě)、傳遞、保管不嚴(yán)，日常疏于檢查，達(dá)不到要求，無(wú)人考核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴(yán)重。

空：該填不填，空格很多，缺乏嚴(yán)肅性，法定性。

錯(cuò)：寫(xiě)錯(cuò)別字，語(yǔ)言表達(dá)不清，填寫(xiě)錯(cuò)誤。

▌?dòng)涗浀脑O(shè)計(jì)和編制意義

記錄的充分性和必要性：記錄作為基礎(chǔ)性和依據(jù)性文件，應(yīng)盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過(guò)程和結(jié)果以及質(zhì)量管理體系的運(yùn)行狀態(tài)和結(jié)果。為此，組織既要從總體上評(píng)價(jià)記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時(shí)又要對(duì)每一記錄的必要性進(jìn)行逐一評(píng)審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。

記錄的真實(shí)性和準(zhǔn)確性：真實(shí)準(zhǔn)確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運(yùn)行組織的質(zhì)量管理體系并實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)提供可靠的依據(jù)，因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時(shí)，應(yīng)考慮使用者填寫(xiě)方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準(zhǔn)確地獲取所需的質(zhì)量信息。填寫(xiě)記錄應(yīng)實(shí)事求是、嚴(yán)肅認(rèn)真。

記錄的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化：應(yīng)盡量采用國(guó)際、國(guó)內(nèi)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，參考先進(jìn)組織的成功經(jīng)驗(yàn)以使記錄更加規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，在建立質(zhì)量管理體系過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)行的進(jìn)行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價(jià)值的并增補(bǔ)必需的，應(yīng)使用適當(dāng)?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號(hào)，使各項(xiàng)活動(dòng)的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)記錄的標(biāo)準(zhǔn)化管理。精益爭(zhēng)霸，對(duì)于同一種活動(dòng)的記錄格式應(yīng)當(dāng)是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應(yīng)規(guī)定一個(gè)統(tǒng)一的時(shí)間開(kāi)始使用新表格。

▌?dòng)涗浀奶顚?xiě)要求和注意事項(xiàng)

記錄用筆要求：記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應(yīng)用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。

記錄的原始性：記錄要保持現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)作，如實(shí)記錄，這就是原始性。原始就是最初的第一手的。原始性就是當(dāng)天的運(yùn)作當(dāng)天記，當(dāng)周的活動(dòng)當(dāng)周記。做到及時(shí)和真實(shí)，不允許添加點(diǎn)滴水分，使記錄真實(shí)可靠。記錄保持其原始性，不可以重新抄寫(xiě)和復(fù)印，更不可以在過(guò)程進(jìn)行完后加以修飾和裝點(diǎn)。

記錄的清晰準(zhǔn)確：記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結(jié)果或提供體系所完成活動(dòng)的證據(jù)的文件而策劃設(shè)置的，即是證據(jù)，首先要屬實(shí)，要做到屬實(shí)，就要將過(guò)程做到位并運(yùn)作事實(shí)記得正確和清晰，語(yǔ)言和用字都要規(guī)范。不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。

筆誤的處理：在填寫(xiě)記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫(xiě)亂畫(huà)，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的筆墨畫(huà)一橫線(xiàn)，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。

空白欄目的填寫(xiě)：有些記錄在運(yùn)作的情況下所有的欄目無(wú)內(nèi)容可填。怎么處置呢？空白欄目不能不填，其填寫(xiě)的方法是在空白的適中位置畫(huà)一橫線(xiàn)，表示記錄者已經(jīng)關(guān)注到這一欄目，只是無(wú)內(nèi)容可填，就以一橫線(xiàn)代之，如果縱向有幾行均無(wú)內(nèi)容填寫(xiě)，亦可用一斜線(xiàn)代之。

簽署要求：記錄中會(huì)包含各種類(lèi)型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認(rèn)可、審定、批準(zhǔn)等簽署，這些簽署都是這原則、權(quán)限和相互關(guān)系的體現(xiàn)，是記錄運(yùn)作中不可少的組成部分，任何簽署都應(yīng)簽署全名，同時(shí)盡可能的清晰易辨，不允許有姓無(wú)名或有名無(wú)姓情況存在。

▌?dòng)涗浀墓芾砗涂刂?/strong>