對于制造企業(yè)而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上萬種物料，如果沒有可做唯一標示的物料代號，而僅靠物料名稱或者其它途徑作管理依據(jù)，很難想象企業(yè)如何合理管理物料。要實現(xiàn)物料的科學管理，物料編碼是基礎。
物料編碼對于制造企業(yè)而言，是一項非常專業(yè)而艱巨困難的工作。物料編碼一旦出錯，后續(xù)修改也相當?shù)睦щy，所以物料編碼相當于大廈的地基，一開始就應該務必正確，或應該花更多的時間在上面。物料編碼的正確/成功與否，是整個ERP信息化實施成功的基石。
一、編碼的目的
給物料編碼，就像給人取名，取名的目的首先是能夠和其他人區(qū)別開來，然后要好讀、好聽、好記、好寫，好用。
好讀：即沒有生僻字、多音字等，讓每一個人都能夠正確讀出你的名字，否則每聽到別人叫錯你的名字一定不爽，與自己不利，也給別人帶來麻煩；
好聽：不僅僅是聽起來動聽、悅耳，更主要的是當你讀出來后，別人能夠馬上知道是什么字，怎么寫的；
好記：便于記憶，有一定的規(guī)律，如串起來是一個詞，或者一個地名等；
好寫：即名字要大家都能夠?qū)懗鰜恚娔X也能夠輸進去，不然，辦什么事總要比別人花費多一些時間，有朋友因名字的一個字電腦中沒有，機票上的名字和身份證不符，每次都要手寫、蓋章，非常麻煩；
好用：當有了前四個條件自然就好用多了。
給物料編碼，目的就是要好用，一個好用的編碼自然也要好讀、好聽、好記、好寫。
二、對物料編碼的兩大誤區(qū)
1、要求物料編碼表述大量的信息
部分企業(yè)由于缺乏物料編碼的經(jīng)驗，在制定編碼規(guī)則的時候，往往希望制定出一套萬能的、一見到編碼就可以知道物料所有情況的規(guī)則。包括物料種類、屬性、供應商信息，甚至包括存放倉庫的信息。這些對于編碼的過高期望，都是由于沒有編碼制定經(jīng)驗造成的。期望越高，失望就越大。編碼就是編碼，它無法表達其根本無法承載的過多信息。
2、把制定編碼規(guī)則的工作交給個別人或部門去完成
企業(yè)的管理層往往習慣把編碼工作交給技術部門或者某個資深員工來主持完成。這種做法忽略了一點，編碼真正使用最多的是物料管理部門、財務部門，而非制定編碼規(guī)則的技術部門。制定物料編碼，應該聯(lián)合技術部門、物料管理部門、財務門，組成制定團隊共同完成。
三、對物料編碼的幾個基本原則
1.統(tǒng)一性原則：一個組織內(nèi)只能使用一套物料編碼，以方便組織內(nèi)不同企業(yè)間的數(shù)據(jù)交換；
2.唯一性原則：即一種物料只能有一個編碼，同樣一個編碼只能對應一種物料；
3.嚴謹性原則：所有物料編碼的建立需要授權專人負責，以便保證其正確性；
4.終身制原則：即使某物料以后不再使用，其編碼也不能重新分配給其他物料使用；
5.簡單性原則：編碼必須簡單，一套復雜的編碼體系需要昂貴的學習成本，也不利于推廣；
6.清晰性原則：編碼中使用的字符必須能夠清晰辯識，避免使用容易引起混淆的字符，如字母“O”和數(shù)字“0”，字母“Z”和數(shù)字“2”，字母“Q”和數(shù)字“0”等；
7.擴展性原則：考慮預留足夠的擴展空間，便于以后新增的物料能夠繼續(xù)使用該編碼體系。
四、物料編碼的技巧
1、編碼規(guī)則需盡可能反映物料大類。
物料大類可以讓我們對物料的類別有一個直接的判斷。比如我們每天都在使用移動電話，如果我們看到139號段的號碼，就知道是移動的來電。
大類的劃分原則往往是：
第一碼：產(chǎn)成品、半成品、原材料、輔料、低值易耗，主要供財務使用；
第二碼：真正的類別，依據(jù)企業(yè)不同的情況具體制定。
2、編碼需要長短適中。
按照人的記憶習慣，7-13位的編碼是比較合理的。
3、盡量不要使用有特別意義的編碼。
很多物料編碼的初衷是為了清晰明了地表述物料，如將鋼板編碼成GB，簡單易懂。但隨著物料種類的增加，以GB編碼的物料也不再僅限于“鋼板”，“鋼筆”就以GB命名。
4、避免使用難以交流和區(qū)別的字符。
文字代表了中華民族博大精深的文化，拼音更被譽為世界上最復雜的字符之一。如果單純通過拼音字母，如G和J，很大部分人會因為不標準的發(fā)音而難以進行區(qū)分。另外，字母L的小寫打印出來以后和數(shù)字1沒有區(qū)別，O打印出來后和數(shù)字0沒有區(qū)別等等。我們在制定編碼規(guī)則過程中，要盡量避免使用這些容易產(chǎn)生混淆的字符。
5、不要把可能變動的信息編入編碼。
什么是可能變動的信息？舉個最簡單的例子，現(xiàn)在很多企業(yè)將員工編碼規(guī)則定為：部門號+流水碼。個人認為這是最不合理的編碼，員工如果發(fā)生人事變動或者崗位變換，編碼就無法準確表述其所在部門。如果員工的人事和崗位變動頻繁了，編碼反而成為企業(yè)的困擾。